03 diciembre 2024

El papel de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la gestión de proyectos

KPIs

En los últimos años, los KPIs se han convertido en un apoyo imprescindible de las empresas a través del cual se siguen y se evalúan las funciones de un proyecto.

La información que se recopila con ellos es crucial a la hora de gestionar los proyectos empresariales, dado que los datos que arrojan permiten tomar decisiones fundamentadas en la consecución de las metas definidas.

 

Los KPIs (Key Performance Indicators) miden de forma cuantitativa los procesos de una empresa, de modo que permiten su supervisión. El seguimiento de estos parámetros permite la evaluación en tiempo real del funcionamiento de determinados factores.

 

Lo que se busca con ellos es observar qué variables inciden de forma positiva en el alcance de los objetivos, además de discernir qué sectores necesitan mejorías.

 

Tipos de KPI

 

Estos indicadores son herramientas caracterizadas por contribuir a la rentabilidad y a la productividad. Además, permiten medir el alcance, el presupuesto o la eficiencia, entre otros. Existen dos tipos: los primarios y los secundarios.

 

KPIs primarios

 

Los primarios son parámetros cuantificables relacionados con los objetivos diseñados en la línea estratégica de la empresa, dado que la información que proporcionan está relacionada con el crecimiento del proyecto. Se trata de un elemento imprescindible en la toma de decisiones, dado que permiten diferenciar en qué dirección se está trabajando.

 

KPIs secundarios

 

A pesar de no ser tan relevantes como los KPIs primarios, miden el avance de áreas específicas. Son más útiles para observar en qué áreas se debe progresar. Si bien los primarios se enfocan en aspectos más generales y miden elementos como la satisfacción del cliente, los secundarios sirven de apoyo para estos. Los KPIs secundarios proporcionan datos adicionales.

 

Buenas prácticas al establecer KPIs

 

La efectividad del indicador clave de rendimiento dependerá de su definición. Por ello, deben fomentarse ciertas prácticas para potenciar su funcionalidad:

 

  • Las métricas deben estar relacionadas directamente con los objetivos y las metas del proyecto o la empresa.
  • Se debe involucrar a los equipos de trabajo encargados de las mediciones de los KPIs.
  • Realizar seguimientos regulares de los indicadores claves de desempeño para supervisar su utilidad.
  • Establecer los objetivos SMART.

 

Metodología para establecer KPIs

 

  1. Definición de objetivos: los objetivos deben ser identificados y deben ser específicos, alcanzables, con plazo.
  2. Selección de KPIs: los indicadores deben estar relacionados con los objetivos establecidos.
  3. Establecer un sistema de evaluación: los datos de los KPIs deben recogerse a través de algún mecanismo, y debe definirse la frecuencia en la que esto ocurrirá y donde se almacenará.
  4. Revisión regular de KPIs: la comparación de resultados con los objetivos estratégicos permite conocer qué áreas necesitan mejoras y cuáles están funcionando mejor.
  5. Toma de decisiones con KPIs: la información recogida debe ser de utilidad para la toma de decisiones estratégica.

 

Diferencia entre métricas y KPI

 

Se trata de dos herramientas empleadas para medir el rendimiento. La diferencia se encuentra en el carácter más general de las métricas, utilizadas para estudiar el progreso.

 

Los KPIs son más concretos y están destinados a contribuir a la gestión de la empresa. Las métricas pueden acabar siendo KPIs, si bien se acaban relacionando con la línea estratégica del proyecto o empresa.

 

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